Erfaring fra alle områder innen regnskapsfunksjonen

lena.lovas@fms.no

Erfaring fra alle områder innen regnskapsfunksjonen

Informasjon fra Føyen Management Services AS

Vi har nå vært gjennom et spennende år for selskapet, og vi vil takke dere for det gode samarbeidet vi har utviklet sammen. Vi har hatt en god vekst i omsetning og bemanning og vi håper at dere har vært fornøyd med våre leveranser. Vi er nå et team på 15 personer som ønsker å bidra 100 % for at dere skal bli fornøyd  som kunde i fortsettelsen. Dersom det er oppgaver vi kan utføre bedre for deg som kunde, vil vi gjerne ha tilbakemelding på dette og min e-post adresse står da til disposisjon.

Regnskapsfører bransjen er underlagt tilsyn fra Kredittilsynet. Som NARF byrå vil kontroll av vår virksomhet bli utført av NARF på vegne av Kredittilsynet.
Vi har i november 2008 blitt kontrollert av NARF og vi mottok i desember et godkjent stempel uten oppfølging, noe som er et kvalitetsstempel på det arbeidet som vi utfører for deg som kunde.

I 2009 ønsker vi å invitere til et møte for å bli bedre kjent med dere og samtidig gjennomgå de løpende rutiner, for å sikre at vi jobber optimalt for å spare dere for unødige kostnader. Tidsfrister er viktig, og et tema som vi bør snakke om. Dette kan bidra til mer forutsigbarhet i de leveranser som skal gjøres. Ta gjerne kontakt og avtal tidspunkt for når et møte vil passe for deg, evt. vil vi kontakte dere for å fastsette tidspunkt som passer for begge parter.

For Føyen Management Services AS

Frode Berge

frode.berge@fms.no

Daglig leder / Autorisert regnskapsfører

Invester i en database

Skaff deg en database og sørg for jevnlig rapportering. Det er de to viktigste rådene fra Johan Føyen i Føyen Management Services.

- Altfor mange virksomheter, både småbedrifter med 4-5 ansatte og landsdekkende konserner og kjeder, bruker altfor mye tid på rapporteringsarbeid fordi de ikke har gode nok rutiner og systemer, mener Johan Føyen. Som siviløkonom og gründer av økonomi- og regnskapsfirmaet Føyen Management Services ser han økonomimedarbeidere som sliter med å få tiden til å strekke til.

- Dagene flyr – en skal ta hånd om kontrakter, leasingavtaler og økonomi og regnskap både forover og bakover. Da er det helt avgjørende å ha rutiner og systemer som fjerner alle repeterende oppgaver. Siden det i større selskaper ofte er slik at flere personer jobber med forskjellige deler av økonomifeltet, må systemene inkludere god loggføring som gir full oversikt over oppgaver, frister, ansvar og utførte oppgaver.

Rapporter jevnlig

Ifølge Føyen er månedlig rapportering et must i både store og små bedrifter. – Ny regnskapslov og stadig høyere krav gjør at det alltid er tusen ting som skal rapporteres. Satser du på kvartalsvis rapportering, som er kravet for børsnoterte selskaper, kan du regne med mye nattarbeid hver tredje måned. For ikke å snakke om årsrapportene. Uten månedlig rapportering er det fort gjort å miste oversikten.

Bruk database

- Det smarteste du kan gjøre for å holde orden på alle tallene, er å investere i en database eller datavarehus som de andre systemene er knyttet opp mot. Det er en rimelig investering i forhold til det du kommer til å spare inn av arbeidstimer.

Føyen mener altfor mange sitter med tall og sluttrapporter i regneark. – Regneark er supert til sitt bruk, for eksempel rapporter og presentasjoner. Men det er altfor sårbart til å ha som eneste system.

Han har sett eksempler på bedrifter med avanserte, egenutviklede regneark som kan fungere godt til et visst nivå. – Problemet oppstår når medarbeideren som har utviklet det – og ofte er den eneste som forstår det – blir syk eller slutter. Har du flere avdelinger, ender du dessuten gjerne opp med et utall regneark som du skal holde orden på. Da er det fryktelig fort gjort å gjøre feil.

- Legger du alle data i en database, sparer du veldig mye kontrollarbeid og kan alltid gå tilbake til kilden for dataene. Sumkontrollen må alltid skje i databasen. Derfra kan du hente de tallene du vil inn i regneark, for eksempel når du lager rapporter.

Den viktige sporbarheten

I tillegg til å være arbeidsbesparende, gjør databasen også jobben mye enklere for revisor. Selv om regnearksystemet er ryddig og logisk for den som har utviklet det, trenger det nemlig slett ikke være det for en uinnvidd.

- Regneark er fullt lovlig, men når sporbarheten blir borte, kan du likevel risikere ikke å få regnskapet godkjent. Det kan ikke en seriøs virksomhet risikere, mener Føyen.

Økonomisjefens tips:

- Skaff deg en database.

- Rapporter månedlig.

- Etabler rutiner som forenkler oppfølgingen av planer, oppgaver, frister og ansvar.

- Regneark er supert til sitt bruk, men ikke bruk det som kilde til dataene dine. Det bruker du databasen til.

- Husk at sporbarhet er en forutsetning for å få regnskapet godkjent av revisor.

• Oppdaterte tall fra time til time.
• Ukerapporter.
• Månedsrapporter.
• Årsrapport på nettet.
• Rapportering i sosiale medier.
• Til styret.
• Til samarbeidspartnere.
• Til aksjonærer.
• Til ledelsen.
• Til dine ansatte.

Vi har alt dette klart for deg.

Ta en titt på vår demoside på Google: https://sites.google.com/site/demobedriftsnavigering/

Ta kontakt med Johan Føyen på tlf. 90614599 eller på e-post jf@fms.no og du kan komme godt igang kanskje allerede i dag.

hilde.lange@fms.no

FMS har nå inngått samarbeidsavtale med Findus Norge om levering av regnskapstjenester.  Med de erfaringer som er oppnådd hittil forhandles det nå om en utvidelse av avtalen til å gjelde videre i 2010.  Vi styrker oss med dette som en proffesjonel aktør med leveranse av regnskapstjenester til en svært krevende kunde med høy brandfaktor i markedet. Vår målsetting er at Findus Norge skal bli en viktig referansekunde i 2010.

Regnskapssjef Christin Viken Findus Norge AS flankert av Aina Sjaastad og Frode Berge FMS